Това не е актуалната редакция. Текстът е консолидиран към 19 ноември 2018 г. и не отчита промените, обнародвани или влезли в сила след тази дата (1 редакция оттогава). Към актуалната редакция →
наредбаНаредба № 62 от 30 октомври 2018 г. за реда за съхраняване, използване и унищожаване от пенсионноосигурителните дружества на документите и данните, свързани с дейността по допълнително пенсионно осигуряване
Консолидиран текств сила от 19 ноември 2018 г. до 14 август 2026 г. (към 19 ноември 2018 г.)
Обнародван в ДВ, бр. 94 от 2018 г.0 промениКомисия за финансов надзор
Раздел I
Общи положения
Чл. 1. С наредбата се урежда редът за съхраняване, използване и унищожаване от пенсионноосигурителните дружества на документите и данните, свързани с дейността по допълнително пенсионно осигуряване.
Чл. 2. (1) Управителният орган на пенсионноосигурителното дружество приема правила за съхраняване, използване и унищожаване на документите и данните, свързани с дейността по допълнително пенсионно осигуряване.
(2) В правилата се уреждат:
1. сроковете за съхранение на отделните видове документи и данни;
2. конкретните мерки и процедури, прилагани от дружеството във връзка със съхраняване, използване и унищожаване на документите и данните, свързани с дейността по допълнително пенсионно осигуряване;
3. отговорните звена и служители за осъществяване на мерките и процедурите по т. 1;
4. правилата за работа на експертната комисия по чл. 9, ал. 1.
(3) Пенсионноосигурителното дружество представя правилата по ал. 1 в Комисията за финансов надзор в 7-дневен срок от тяхното приемане, съответно от приемане на изменения и допълнения в тях.
Раздел II
Съхраняване на документите и данните
Чл. 3. Текстът към тази дата още не е наличен.
Чл. 4. (1) Пенсионноосигурителното дружество съхранява документите и данните в специални помещения, които осигуряват тяхното физическо запазване, защитата им от посегателства и подреждането им по подходящ за търсене начин.
(2) Не се допуска помещенията по ал. 1 да се използват за други цели.
(3) Помещенията по ал. 1 трябва да отговарят на следните изисквания:
1. да са пожарообезопасени;
2. да бъдат сухи, леснопроветриви и изолирани от пряко действие на слънчеви лъчи;
3. през тях да не минават канализационни, топлопроводни и газоотоплителни пътища;
4. електрическата инсталация да е закрита; не се допуска използване на открити осветителни и отоплителни уреди;
5. пространствената подредба да осигурява лесен и удобен достъп до съхраняваните документи;
6. да са осигурени със средства за ограничаване на физическия достъп чрез надеждни заключващи системи и със средства за авариен достъп.
(4) В помещенията по ал. 1 се поддържат постоянно следните параметри на температурно-влажностен режим:
1. за документи на хартиен носител: температура от 14 до 18 °С и относителна влажност от 50 ± 5 на сто;
2. за носители на данни в електронен вид: температура 18 °С± 2°С и относителна влажност 40 на сто ± 5 на сто.
(5) За контрол на температурно-влажностните параметри е необходимо в помещенията по ал. 1 да има термометър и влагомер или термохидрограф, като данните се записват ежеседмично в дневник.
(6) Два пъти годишно се извършва основно почистване на помещенията по ал. 1, съчетано с дезинфекция, дезинсекция и дератизация.
Чл. 5. (1) Достъп до помещенията по чл. 4, ал. 1 имат само:
1. служителите на дружеството, съответно на специализирания външен изпълнител, отговарящи за съхраняването на документите;
2. в присъствието на служителите по т. 1 – служителите на дружеството, в чиито служебни задължения се включва използването на съхранявани в помещението документи или носители на данни в електронен вид, и служителите на държавните контролни органи.
(2) За всяко посещение и използване на документите и носителите на данни в електронен вид от помещенията по чл. 4, ал. 1 се води отчет.
Раздел III
Използване на документите и данните
Чл. 6. Пенсионноосигурителното дружество, неговите служители и лицата, на които то е възложило по договор определени дейности:
1. могат да използват документите и данните, свързани с дейността по допълнително пенсионно осигуряване, само във връзка с нейното осъществяване;
2. са длъжни да опазват поверителността на документите и данните и могат да ги предоставят на трети лица само в случаите, когато това е предвидено в закон.
Чл. 7. (1) Изнасянето на оригинали на документи и на носители на данни в електронен вид извън пенсионноосигурителното дружество, съответно извън помещенията по чл. 4, ал. 1 на външния изпълнител, за предоставянето им на външни потребители се извършва след писмено разрешение на лицата, управляващи и представляващи пенсионноосигурителното дружество, или на изрично упълномощен от тях служител на дружеството. Когато документите се изпращат с писмо, подписано от лицата, управляващи и представляващи пенсионноосигурителното дружество, не е необходимо съставянето на отделно писмено разрешение.
(2) За изнасянето и връщането на документите и носителите на данни в електронен вид по ал. 1 се изготвя предавателно-приемателен протокол, в който се описват конкретните документи, съответно носители, които се предоставят.
(3) Преди предоставяне на външен потребител на оригинал на документ или на носител на данни в електронен вид се прави копие на оригинала, съответно на носителя, което се съхранява до връщане на оригинала, съответно на носителя.
(4) При установяване на липси и увреждания след връщането на документите или носителите на данни в електронен вид се съставя протокол, който се представя на управляващите и представляващите пенсионноосигурителното дружество.
Раздел IV
Унищожаване на документите и данните
Чл. 8. Документите и данните, свързани с дейността по допълнително пенсионно осигуряване, се унищожават само след изтичане на сроковете по чл. 3, ал. 1, съответно ал. 2, освен ако са налице условията по ал. 3 на същия член.
Чл. 9. (1) Унищожаването се извършва след преценка на основанието за това от експертна комисия, създадена със заповед на лицата, управляващи и представляващи пенсионноосигурителното дружество.
(2) Експертната комисия извършва преглед на документите и данните и преценка относно необходимостта от тяхното унищожаване поне веднъж годишно.
(3) Експертната комисия съставя протокол, в който се описват видовете документи и данни, подлежащи на унищожаване, и техните предмет и количество.
(4) Унищожаването на документите и данните, описани в протокола по ал. 3, се извършва след предварително одобрение от лицата, управляващи и представляващи пенсионноосигурителното дружество.
Чл. 10. Унищожаването се извършва по начин, който не позволява възстановяването на документите и данните и нерегламентиран достъп до тях.
Раздел V
Възлагане на дейности на външни изпълнители
Чл. 11. Текстът към тази дата още не е наличен.
Заключителни разпоредби
§ 1. В Наредба № 3 от 2003 г. за реда и начина за промяна на участие и за прехвърляне на натрупаните средства на осигурено лице от един фонд за допълнително пенсионно осигуряване в друг съответен фонд, управляван от друго пенсионноосигурително дружество (обн., ДВ, бр. 90 от 2003 г.; изм. и доп., бр. 9 от 2004 г.; изм., бр. 85 от 2004 г., бр. 50 от 2005 г.; попр., бр. 52 от 2005 г.; изм., бр. 7 от 2006 г.; изм. и доп., бр. 78 от 2011 г., бр. 1 от 2016 г.; изм., бр. 62 от 2016 г.; изм. и доп., бр. 10 от 2018 г.) чл. 21б се отменя.
§ 2. В Наредба № 33 от 2006 г. за индивидуалните заявления за участие във фонд за допълнително задължително пенсионно осигуряване и за възобновяване на осигуряването в универсален пенсионен фонд (загл. изм., ДВ, бр. 62 от 2016 г.) (обн., ДВ, бр. 83 от 2006 г.; изм., бр. 57 от 2012 г.; изм. и доп., бр. 64 от 2012 г., бр. 67 от 2014 г., бр. 62 от 2016 г., бр. 10 от 2018 г.) чл. 5а се отменя.
§ 3. В Наредба № 47 от 2012 г. за изискванията към информационните системи на пенсионноосигурителните дружества (ДВ, бр. 57 от 2012 г.) в чл. 8, ал. 3 думите „дейностите по сканиране и/или съхраняване“ се заменят с „дейността по сканиране“.
§ 4. Наредбата се издава на основание чл. 123и1, ал. 2 от Кодекса за социално осигуряване и е приета с Решение № 1023-Н от 30 октомври 2018 г. на Комисията за финансов надзор.
§ 5. Текстът към тази дата още не е наличен.